Vom Skeptiker zum Builder: Warum beim Bauen mit KI die Planung entscheidet

Tobias zur Mühlen zeigt, wie er in zwölf Monaten vom KI-Ablehner zum Entwickler einer eigenen Buchhaltungsanwendung wurde und was ein schonungsloses KI-Audit dabei über ihn verraten hat.

„Umsetzung gut, Planung ungenügend.“ Diese Note hat Tobias nicht von einem Vorgesetzten bekommen, sondern von Claude. Er hatte die KI gebeten, alle Chats seines Softwareprojekts durchzugehen und seine Projektführung nach harten Kriterien zu bewerten, ausdrücklich ohne Weichzeichner. Daraus ergibt sich eine Erkenntnis, die weit über Buchhaltungssoftware hinausgeht: Wer mit KI baut, stößt nicht zuerst an technische Grenzen, sondern an die eigene Steuerung.

Vom Ablehner zum Neugierigen

Tobias, freier Berater für Unternehmenssanierung, war 2023 noch klar gegen KI. Als jemand, der relational und in Datenmodellen denkt, fand er es seltsam, eine KI Dokumente auslesen zu lassen, deren Inhalte vorher längst in einer Maschine lagen. Für ihn sah das nach Brückentechnologie aus. Der Wendepunkt kam 2024: Ein IT-Leiter zeigte ihm, wie er mit KI in kurzer Zeit ein Ergebnis erzeugte, an dem vorher ein ganzes Projektteam ewig gesessen hatte.

Die KI als Trainer, der nicht schont

Es folgten Jahresabschlüsse, Recherchen und ein Prompt für schnelle Unternehmensanalysen. Er entwickelte ein SWOT-Prompt, bei dem die KI antwortet und Feedback gibt wie ein guter Freund, der kein Blatt vor den Mund nimmt. Tobias warnt selbst: Das kann stechen. Daraus hat er ganze Trainingsprogramme gebaut, mit Wochenplan, Aufgabenblöcken und Zwischennoten. In seinem Finanztraining gab es zuletzt eine Drei für Reaktionsgeschwindigkeit und eine Zwei für Priorisierung. Sein Ziel ist irgendwann die Eins.

Ein echtes Projekt statt Spielwiese

Chatten allein reichte ihm nicht. Er wollte selbst etwas bauen, um zu verstehen, wie KI arbeitet. Nach ein paar Fehlstarts (eine Spiele-App, für die sich die Kinder nicht erwärmen konnten, eine Familien-App, etc.) fand er den richtigen Fall: die Excel-Buchhaltung einer kleinen, ruhenden Firma, die in eine Datenbank sollte. Python und SQLite hatte er nie angefasst. Also lief es Abend für Abend in einer festen Schleife: Code von der KI, ausführen auf dem eigenen Rechner, Ergebnis oder Fehlermeldung zurück an die KI, Korrektur, nächster Schritt. Sein Budget lag bei 5.000 Euro. Ausgegeben hat er bis heute weniger als zehn Prozent davon.
So entstand das Projekt „Walt“. Jeden Abend schreibt die KI ein kurzes Übergabedokument: was geschafft ist und wo es morgen weitergeht. Dazu kommen ein Lastenheft, inzwischen in Version 18, und ein Backlog für offene Ideen. Angelegt hat diese Struktur Claude selbst.

Das Audit, das wehtat

Je komplexer die Anwendung wurde, desto weniger vertraute Tobias ihr. Also bat er Claude um ein Audit. Das Ergebnis war deutlich: Es war nie festgelegt, was die Software am Ende können soll und wann eine Aufgabe als erledigt gilt. Neue Ideen kamen schneller dazu, als alte abgearbeitet wurden, und zeitweise waren rund 80 technische Entscheidungen offen. Auch das Produkt kam nicht gut weg: Es sei brauchbar, würde aber einer Prüfung durch das Finanzamt nicht standhalten. Am aufschlussreichsten waren die Audits danach. Die Umsetzung wurde jedes Mal besser, aber ein Punkt blieb: Tobias hielt sich nicht an seine eigenen Absprachen. Das liegt nicht an der KI, sondern an der Projektführung. Die KI macht es nur sichtbar.

Fünf Agenten als Projektbüro

Seine Antwort darauf ist ein Projektmanagement Office aus Agenten. Auf das Kommando „Sprint“ verteilt ein Projektleiter Aufträge an Planer, Risikomanager, Chronist und Revisor. Die Namen haben sich die Agenten übrigens selbst gegeben. Jeder hat eng begrenzte Aufgaben und klare Verbote. Das schönste Beispiel aus der Demo: Tobias will spontan ein Feature vorziehen. Der Risikomanager lehnt ab, weil zuerst ein Testmandant stehen muss, der Planer rechnet einen Tag Mehraufwand vor. Überstimmt wird Tobias nicht, aber er sieht die Konsequenz und entscheidet bewusst. Die Idee landet im Backlog statt im Code.

Zwei Prompts zum Mitnehmen

Tobias stellt zwei seiner Prompts zur Verfügung. Beide haben eines gemeinsam: Sie sollen ehrlich antworten, nicht loben.
Die SWOT-Selbstanalyse führt durch eine berufliche Standortbestimmung, wahlweise kompakt in rund 30 Minuten oder als Tiefenanalyse in rund 90 Minuten. Die KI stellt eine Frage nach der anderen, verlangt konkrete Beispiele und trennt sauber zwischen Selbstbild, Belegen und Vermutungen. Schmeichelei ist ausdrücklich verboten. Am Ende stehen eine SWOT-Matrix und höchstens drei Handlungsoptionen.

Das Prozess-Audit ist der Prompt für den Moment, der Tobias wehtat. Man kopiert ihn in ein Claude-Projekt, und die KI arbeitet alle Chatverläufe chronologisch durch. Sie sucht selbst nach den auffälligsten Mustern in der Arbeitsweise, etwa doppelt erledigter Arbeit, Endlosschleifen oder zu späten Rückfragen, und belegt jeden Befund mit der Fundstelle. Heraus kommt ein Report mit Gegenmaßnahmen und einer Checkliste für den nächsten Start. Tipp: Der Prompt ist auf Tobias’ Rolle als Berater zugeschnitten. Wer ihn nutzt, passt den Abschnitt „Rolle“ an die eigene Arbeit an.

Beide Prompts zum Herunterladen: [DOWNLOAD SWOT-PROMPT] und [DOWNLOAD PROZESS-AUDIT]

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