Vom Meeting in den Planner: Aufgabenmanagement mit KI

Stephan Talosi hat im Schulterblick gezeigt, was Microsoft heute schon für KI-gestütztes Taskmanagement bietet. Und an welchen Stellen noch etwas "Klebeband" nötig ist.

Aufgaben aus dem Meeting in den Planner kriegen, ohne dass danach jemand zwanzig Minuten nacharbeiten muss. Klingt banal, ist aber genau die Fleißarbeit, die jede Woche irgendwo hinten runterfällt. Microsoft hätte dafür eigentlich alles im Angebot: Copilot, Facilitator, Planner-Agent. Stephan hat sie nacheinander ausprobiert. Sein Fazit: Keines davon hat heute bereits eine perfekte Lösung.

Was eine gute Lösung leisten muss

Bevor es ans Testen ging, hat Stephan fünf Anforderungen aufgestellt. Aufgaben brauchen einen Titel und eine vollständige Beschreibung. Sie müssen einer Person und einem Projekt zugeordnet sein, ein Fälligkeitsdatum bekommen, und sie müssen zentral verwaltet werden, nicht auf mehreren eigenen "Notizzetteln". Klingt selbstverständlich. Ist aber genau die Latte, an der die getesteten Lösungen reihenweise scheitern.

Automatische Aufgabenerstellung über das Transkript

Der erste Versuch nutzt die VTT-Transkripte, die Teams ohnehin nach jedem Meeting ablegt. Ein Power-Automate-Flow legt das Transkript im SharePoint ab, macht mittels HTTP-Request an Azure (damit die Daten in Europa bleiben) eine KI-Anfrage, holt vorhandene Labels aus dem Planner und legt Aufgaben automatisch an. Funktioniert. Zwei Haken: In seiner aktuellen Ausgestaltung ist der Flow wartungsintensiv. Wenn sich Labels ändern, muss der Flow angepasst werden. Außerdem triggert der Flow erst nach dem Meeting. Dadurch lässt sich das Aufgabenmanagement schwer didaktisch in das Meeting einbinden und potentielle Fehler fallen erst später auf.

Was Copilot von allein macht (und was nicht)

Wer eine bezahlte Copilot-Lizenz hat, bekommt nach jedem Meeting eine automatische Zusammenfassung mit Folgeaufgaben. Schön anzusehen, aber das Format ist inkonsistent: Titel mal lang, mal kurz, der Zuständige steht in Klammern, statt der Aufgabe zugewiesen zu werden. Eine Anbindung an Planner oder To-Do fehlt bisher komplett. Und wer viele Aufgaben bespricht, bekommt erfahrungsgemäß trotzdem nur wenige angezeigt.

Der nächste Versuch war der Facilitator, ein Agent, der direkt im Meeting mitläuft. Interaktiv ist das stark: Fragen beantworten, ans Timing erinnern, am Ende eine Zusammenfassung in einer Loop-Komponente ablegen. Bei der Planner-Integration wird es dann wacklig. Mal landen die Aufgaben in einem brandneuen Planner statt im bestehenden, das Aufgabenformat ist halbgar, und eine echte automatische Personenzuordnung gibt es nicht. Diese muss händisch passieren.

Planner-Agent plus Power Automate: die Bastellösung

Im Microsoft-Frontier-Programm gibt es einen Planner-Agent, der Aufgaben direkt aus dem Chat anlegen kann. Damit ist er eigentlich die Lösung die gesucht wurde. Aber: Personenzuordnung und Labels fehlen, und auf direkte Nachfrage antwortet der Agent selbst freundlich, das gehe über seine Schnittstelle aktuell nicht.

Stephans aktuelle Lösung ist eine Kombination. Im Meeting holt er den Copilot dazu und lässt ihn die Aufgaben mit einem festen Prompt strukturieren, der Name, Label und Projektzugehörigkeit erzwingt. Der Planner-Agent legt die Aufgaben an. Ein Power-Automate-Flow löst aus, wenn eine Aufgabe angelegt wird. Er gleicht Namen mit dem Office-365-Verzeichnis ab und ergänzt automatisch Personenzuordnung und Label aus dem vorhanden Board. Wenige Sekunden später steht die vollständige Aufgabe im richtigen Bucket. Und das direkt aus dem Termin heraus.

Was bleibt, ist eine pragmatische Lösung, die funktioniert, aber die Microsoft eigentlich selbst bieten sollte. Wahrscheinlich wird es diese Funktionen schon bald geben. Stephans Argument für die Eigenentwicklung bleibt trotzdem bestehen: Jeder arbeitet anders, andere Boards, andere Logiken. Eine Eigenlösung gibt Spielraum für Individualisierung, den ein Standardprodukt selten bietet.

Wer einen Überblick über die Power-Automate-Flows oder den finalen Workflow im Detail sehen will: In der Aufzeichnung zeigt Stephan seine Lernreise, inklusive ehrlicher Stolpersteine.

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